Gestión integral de ingresos y egresos
El centro de este módulo reside en la capacidad de manejar los movimientos financieros asociados a la copropiedad.
Registro de Ingresos o Entradas de Dinero
Permite la consignación de todas las entradas de dinero, siendo el ejemplo más común los pagos de cuotas de administración.
Registro de Gastos o Salidas de Dinero
Facilita el control de todas las salidas de dinero o gastos, incluyendo:
Gastos operacionales comunes (expensas ordinarias)
mantenimientos programados, servicios públicos, nómina, etc.
Gastos extraordinarios
inversiones mayores o desembolsos puntuales no recurrentes, como reparaciones o mejoras de infraestructura.
Registro de gastos unitario
Se pueden agregar operaciones de gasto individuales y específicas.
Registro de gastos en lote
Ideal para procesar múltiples transacciones simultáneamente (ejemplo: pagos de un mes entero). La carga de la información en lote se puede hacer de archivos de excel que normalmente maneja la administración, o incluso que sean importados desde el software contable, como Siigo, Helisa, etcétera.
La funcionalidad de registro en lote no solo optimiza el tiempo, sino que también genera un soporte contable estructurado que el área de contabilidad puede utilizar de manera inmediata, logrando así una integración perfecta entre la gestión administrativa y la contabilidad.
Sincronización con Sistemas Contables Externos
Reconociendo que muchas copropiedades utilizan software contable especializado, como Siigo, Helisa, Alegra etcétera. El módulo financiero ha sido diseñado para una interoperabilidad bidireccional:
Importación Masiva (Software Contable a Sistema Administrativo)
El sistema permite la carga de información financiera en lote a través de archivos Excel, que pueden ser exportados desde el software contable (ej. facturas pagadas, movimientos bancarios). Esto asegura que la información administrativa refleje con precisión los datos contables.
Exportación Masiva (Sistema administrativo a Software contable)
Inversamente, el sistema permite la exportación en Excel de toda la actividad financiera registrada (ingresos, gastos, movimientos por unidad) en formatos compatibles para ser importados directamente al software contable.
Estos procesos eliminan la necesidad de doble digitación, reduce errores y garantiza la coherencia de la información.
Cálculo de Expensas y Parametrización Financiera
Una característica central del módulo es la automatización del cálculo de las obligaciones financieras de cada unidad basado en coeficiente de copropiedad. Sin embargo, también se puede generar un monto de administración fijo sin cálculo de coeficiente, en caso de que así lo maneje la copropiedad.
Asistencia en la Configuración de la Asignación de Coeficientes
La parametrización inicial del coeficiente de copropiedad (el porcentaje exacto que le corresponde a cada unidad) es ofrecida y asistida por nuestro equipo técnico como parte de la configuración inicial del sistema. Esta configuración asegura un control preciso sobre los porcentajes de participación y establece la base para todos los cálculos futuros.
Creación de Cobros Fijos sin Necesidades de Coeficiente
Dependiendo de si la unidad residencial así lo requiere, también se puede agregar un monto fijo de administración sin necesidad de calcularlo de forma dinámica con el coeficiente de copropiedad.
Cálculo Automático de Recibos de Administración
El sistema genera automáticamente los recibos de administración basados en el coeficiente de copropiedad o en el monto fijo, dependiendo de la configuración de cada unidad. Esto asegura que cada residente reciba un recibo preciso y personalizado, facilitando el proceso de pago y mejorando la transparencia financiera.
Posibilidad de Generar Cobros sin Coeficiente
Aunque la regla general es el cálculo por coeficiente, el sistema también está diseñado para manejar cobros, ingresos o gastos que no dependen del porcentaje de copropiedad (ej. multas, servicios adicionales individuales, uso de zonas comunes con costo). Éstos costos se pueden asignar por lotes o a residencias o apartamentos en específico.
Manejo de Notas de Crédito y Débito
En caso de que se requiera, se pueden crear notas de crédito o de débito para hacer ajustes específicos al histórico de gastos e ingresos.
Generación y Exportación de Reportes Financieros Detallados
El sistema ofrece la posibilidad de generar reportes financieros diseñados para satisfacer las necesidades de información de los diferentes perfiles de usuario. De esta manera se pueden crear reportes detallados de cartera, estado de cuenta por unidad o de ejecución presupuestal, etcétera. La arquitectura de reportes asegura que la información financiera esté disponible, sea comprensible y se ajuste a los requerimientos de control interno y externo de la copropiedad.
La arquitectura de reportes asegura que la información financiera esté disponible, sea comprensible y se ajuste a los requerimientos de control interno y externo de la copropiedad.